Mehr Sicherheit durch elektronische Archivierung

Wichtige Dokumente und Unterlagen gilt es, in so gut wie allen Bereichen immer über einen bestimmten Zeitraum aufzubewahren. Seien es die Lohnabrechnungen einer einzelnen Person, die für die Steuerabrechnung am Ende des Jahres benötigt werden oder aber Arbeitsverträge sowie Belege eines Unternehmens, die es zu verwahren gilt. Der Vorgang, bei dem Informationen über einen bestimmten Zeitraum aufbewahrt, erhalten und jederzeit bereitgestellt werden können, ist uns unter dem Begriff der Archivierung bekannt. Doch im Gegensatz zur altmodischen Archivierung, bei der die Papierdokumente in etlichen Aktenordnern und Aktenboxen in einem kleinen Raum verstaubten, setzen vor allem Unternehmen heutzutage immer mehr auf die elektronische Archivierung ihrer Dokumente. Doch warum müssen Dokumente überhaupt aufgehoben werden und welche Vorteile bringt die elektronische Archivierung eigentlich mit sich? Welche gesetzlichen Richtlinien gibt es bei der Archivierung und welche Unterlagen betrifft dies?

Warum Archivieren?

Über die Jahre sammeln sich sowohl bei Privatpersonen als auch bei Unternehmen zahlreiche Dokumente und Unterlagen. Doch warum müssen wichtige Papiere überhaupt archiviert werden? Die Antwort auf diese Frage ist ganz einfach. Für viele gesetzliche Dokumente gilt eine Archivierungspflicht. Diese besagt, dass jene über einen bestimmten Zeitraum sicher aufbewahrt werden müssen, um sie gegebenenfalls bei den jeweiligen Ämtern vorlegen zu können. In Unternehmen kann es sich neben diesen Unterlagen aber auch um wichtige Prozessbeschreibungen oder Organisationsrichtlinien handeln, die zur Optimierung des Arbeitsprozesses beitragen.

Aufbewahrungspflichtige Dokumente in Unternehmen:

• Prozessbeschreibungen
• Organisationsrichtlinien
• Arbeitsanweisungen
• Buchungsbelege
• Geschäftsbuchhaltung
• Handels- und Geschäftsbriefe (Angebote, Auftragsbestätigungen, Mahnungen etc.)
• Eröffnungsbilanzen
• Jahresabschlüsse und Inventare
• Lageberichte
• Zollanmeldungen
• Sonstige Unterlagen

Vorteile der elektronischen Archivierung

Die elektronische Archivierung bringt gerade für Unternehmen zahlreiche Vorteile mit sich. Der wohl größte ist der schnellere und einfachere Zugriff auf die Dokumente. Jemand der nach dem alten System ein Schreiben im Archiv suchte, musste sich dafür durch etliche Aktenordner sowie Ablageboxen kämpfen. Ein Zeitaufwand, den sich auf der Arbeit wohl kaum einer leisten kann. Bei der elektronischen Archivierung hingegen genügen wenige Klicks auf dem PC, um das passende Dokument zu finden. Hat ein Unternehmen nach der Einführung dieser Archivierungsform erst mal alle Mitarbeiter gebrieft, können bei der Suche nach Unterlagen Zeitverlust, Aufwand und Stress verringert werden. Zudem wird die Archivierung über den elektronischen Weg viel transparenter. So kann beispielsweise jederzeit eingesehen werden, wer zu welcher Zeit ein Dokument bearbeitet hat. Zwei oder mehr Personen benötigen ein und dieselbe Prozessbeschreibung zur gleichen Zeit? Früher wäre das zum Problem geworden, da möglicherweise nur eine Kopie vorhanden war. Heute können die Mitarbeiter ganz einfach via Computer zeitgleich auf identische Unterlagen zugreifen. Und auch in Sachen Sicherheit hat die elektronische Archivierung ihre Vorteile. Mittels Benutzerkennungen und Passwörtern können Zugangsberechtigungen eingeschränkt werden. So wird sichergestellt das geheime Unterlagen auch wirklich nur von der Geschäftsführung eingesehen werden können.

Vorteile der elektronischen Archivierung im Überblick:

• Einschränkung von Zugangsberechtigungen
• Verringerung der Suchzeiten
• Direkter Zugriff auf Dokumente
• Vermeiden ungewünschter Überschreibungen
• Transparente Ablage
• Unternehmensweiter Zugriff auf Dokumente
• Verhinderung doppelter Datenbestände durch Check-in und Check-out sowie Versionsmanagement.

Dokumente revisionssicher Archivieren

Wie bereits erwähnt, gilt vor allem in Unternehmen für manche Dokumente eine Aufbewahrungspflicht. Dabei handelt es sich um die sogenannte revisionssichere Archivierung, die sich vor allem an den Vorgaben folgender gesetzlicher Richtlinien orientiert:

• Das Handelsgesetzbuch (HGB)
• Der Abgabenordnung (AO)
• Der Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronsicher Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)

In diesen drei Richtlinien werden unter anderem die nachfolgenden zehn grundlegenden Vorgaben festgehalten, an die sich ein jedes Unternehmen bei der elektronischen Archivierung zu halten hat.

• Dokumentation des Verfahrens
• Einhaltung der Aufbewahrungsfrist
• Nachvollziehbarkeit
• Nutzung nur durch Berechtigte
• Ordnungsmäßigkeit
• Prüfbarkeit
• Schutz vor Veränderung oder Fälschung
• Sicherheit des Gesamtverfahrens
• Sicherung vor Verlust
• Vollständigkeit

Einhaltung von Aufbewahrungsfristen:

In der Regel gilt für aufbewahrungspflichtige Dokumente eine Frist von sechs oder zehn Jahren, ehe sie vernichtet werden dürfen. Diese Frist betrifft herkömmliche Archive ebenso wie die elektronischen.

Sechs-Jahres-Frist:

• Geschäftspapiere
• Handels- oder Geschäftsbriefe
  (empfangene Briefe und Wiedergaben versendeter Handelsbriefe)
• Unterlagen mit kaufmännischer und steuerlicher Bedeutung

Zehn-Jahres-Frist:

• Buchungsbelege zu den nach § 238 Abs. 1 HGB zu führenden Büchern
• Eingangs- und Ausgangsrechnungen (§ 14b Umsatzsteuergesetz)
• Eröffnungsbilanzen
• Handelsbücher
• Inventare
• Jahresabschlüsse
• Konzernabschlüsse
• Lageberichte
• Personalakten

Softwareprogramme zur Verbesserung der elektronischen Archivierung

Seit geraumer Zeit bieten immer mehr Softwareentwickler Systeme an, die die elektronische Archivierung noch einmal erleichtern. Sogenannte Dokumentenmanagementsysteme (DMS) vereinen sämtliche Vorteile der elektronischen Archivierung in einem Programm. Während sich wahrscheinlich in einem herkömmlichen elektronischen Archiv die Dokumente in einer Reihe von Ordern und Unterordnern tummeln, verfügt ein DMS über eine klare Struktur bei der Ablage. Dies ermöglicht es den Mitarbeitern noch schneller, einfacher und effizienter die Unterlagen zu bearbeiten. Ortsunabhängig sind sogar mehrere Personen zeitgleich in der Lage miteinander an ein und demselben Projekt zu arbeiten. Ein Dokumentenmanagementsystem ist so programmiert, dass es sich an die revisionssicheren Aufbewahrungspflichten hält und somit dem Unternehmen in dieser Hinsicht einiges an Arbeit abnimmt.

Die elektronische Archivierung macht in Verbindung mit einem Dokumentenmanagementsystem die Aufbewahrung wichtiger Dokumente und Unterlagen noch sicherer. Immer mehr Unternehmen setzen auf die Softwarelösungen, um ihren Arbeitsprozess zu optimieren.